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南昌会议会务公司提供专业会议报到服务

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    如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

 会议现场报到是所有会议代表抵达后,接触到的第一个会议活动,能否从一开始就给他们留下一个良好的印象,报到工作的现场管理起着直接的作用。南昌会议服务公司-江西正九策划传媒对会议现场报到的要求就是报到程序要尽可能简单,报到速度要尽可能快,节省会议代表的时间。要达到这个目的,会议组织者要为会议的现场报到充分的准备工作。

 

    有的会议,甚至包括在欧美发达国家举办的一些国际会议,现场报到时也经常会出现会议代表排起近百米长队现象,就是现场报到管理出现了问题。要想做到每位代表现场报到尽可能快,一定要做好四个方面的工作,一是报到材料的准备工作要充分,二是要尽可能早的让所有会议代表都了解现场报到的程序,三是报到台搭建要合理,要保证足够大的报到空间,四是报到经验,人员要充裕,并随时保留一定数量的机动人员。

 

报到台是保证现场报到顺利的重要条件之一,会议组织者应该多次到会议举办地点认真考察,制定出合理的搭建方案。

 1、  报到台地点选择,要有足够的空间,不能让会议代表感到特别拥挤,而且地点一经确定和公布,在整个会议期间就不要再临时更改。

 2、  报到台的搭建,江西正九传媒服务会采取用标准展板搭建的方式,报到台可以分为前后两个区域,采用这种方式搭建的报到台布局合理,结构紧凑,集中办公,容易形成高效率的办公环境。

 3、  报到台标识,如果是大型会议中心经常会有几个会议同时召开,为了使会议代表能够很快找到自己所参加会议的报到台,应明确标志内容、举办时间等。

江西正九策划传媒有限公司按现代化服务理念组建的一家专业会议服务有限公司。专门承接政府及企业的工作年会、研讨会、经销商会、产品推广、新闻发布会、培训会、销售奖励、交流学习等各种会议;专业提供会议会展策划、组织接待、酒店客房预订、票务代理、旅游咨询、活动庆典、租赁服务、公关活动、礼仪服务、会议礼品订制等一站式综合服务。 我们团队汇聚从事会务,商务服务专家及一批精于会议接待的专业人员,具备良好的协调沟通能力、丰富的执行管理,@江西正九策划传媒大斌联系电话/微信:13767055807  QQ:3448068488


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